东曹（上海）聚氨酯有限公司は総合化学メーカー東ソー株式会社の現地法人でポリウレタン素材の原料を提供する現地子会社だ。日本生産品の輸入販売と上海金山工場での製造販売を行なっている。私たちの生活に身近な自動車シート・寝具・ソファ等のクッション材、冷蔵庫の断熱材、建材関係や塗料関係、メディカル分野まで幅広い分野で利用されるポリウレタン原料を提供している。

「初めてサイボウズの営業の方に電話をもらった時、『必要ないです！資料だけ送っておいて。』と塩対応してしまったんです。」と総経理の藤井氏は笑いながら語った。

当時、工場とオフィスの二拠点に分かれて業務を行う中で日付印押印の多さをなんとかしたいと漠然と考えていた。支払処理に関する書類を印刷して捺印し、拠点間を運び…二週間ほどの時間を要する業務フローだった。また上長が出張に出るとフローが止まってしまう。

そんな中、届いた資料を眺め、「これだ！！」と閃き、自らサイボウズへ連絡を行った。

「自社の業務に合わせて業務システムを作れるところ、パッと素早くスピーディーに進めていけそうなところに惹かれた。また、自分で作ってみたいと思えた。」（藤井氏）

东曹（上海）聚氨酯有限公司
総経理　藤井 大輔 氏
kintone活用を中心となって推進。「改善アイデアがどんどん閃くので、それらをkintoneで形にしていくことにとても楽しさを感じています。もはや趣味です！」

また、一連の同じ流れの業務であっても、従来のExcel・Wordをベースとした業務だと、例えば輸入・関税支払・入庫・代金支払・販売など何度も同じ内容を記入したりコピーすることが多く非効率だった。こうした業務にkintoneを活用することで、最初の業務で入力した情報をもとに一連の業務アプリにアクションボタンを活用して情報を転記できるので、担当者は業務効率化を実感でき、ミスの防止にもつながった。

各種購買申請をkintoneで管理。
押印をなくし、承認者はいつでもどこでも承認作業ができるようになり、承認までの時間が短縮された。

支払請求書アプリの登録画面。
購買申請の内容をルックアップ機能を活用して自動登録。二重登録をなくすことで、登録ミスが削減された。

支払申請アプリ　支払済画面
承認履歴が記録されるので、進捗状況をいつでも確認でき、また書換えやフロー形骸化などの防止につながります。

支払請求書アプリ　一覧画面
一覧画面では、申請のステータスをパッと確認できます。

続けて営業受注管理の改善に着手開始。「実はこの分野の改善を一番やりたかった。『今月、何トン受注・販売しているのか？』という疑問に対して、エクセル管理でも見られなくはないが、集計が間違っていないか、抜け漏れがないか常に不安がつきまとっていた。それがkintoneでマスタ情報を整備して情報管理することで、常に最新の受注状況や予実管理の情報を見たいときにパッと確認できるようになった。1年でようやくここまでできるようになりました。」（藤井氏）

そして日本本社からの問い合わせに対して、的確に素早く報告ができるようになった。
「これは単純だが、意外とできないこと。kintone導入前もできたことではあるが、人が何時間もかけて作業しないとできなかった。それがワンクリックで、ズバッと見れるようになった。」（藤井氏）

業界特有の情報管理にもkintoneが活躍している。化学メーカーには管理義務のある化学物質の出荷状況についてコンプライアンスの観点から情報管理が求められるが、マスタ管理を徹底することで対象物質の輸入・生産・販売等の実績の年度集計報告資料の作成工数を削減、また突然の立ち入り検査時も常に最新かつ正確な情報を提出できるようになった。
内部監査の際も同様、指摘に対して精神論での対策ではなく、サクッとアプリを作って情報の可視化に着手するなど、素早く対策をとれるようになった。

製品マスタアプリ
製品マスタアプリでは、危険品分類・易制毒分類・新規化学物質等の管理項目を設置。
対象製品は必要情報を登録し、出荷情報と連携して販売量等最新の状況を集計できるようにしている。

在庫管理アプリ
在庫管理アプリでは、入出庫・移動情報を連携させることで常に最新の在庫量が確認できる。

毎日安全検査記録表アプリ
どこにいても承認フローを回せるので、日々の安全チェックも漏れなく法令通りに対応できるようになった。
また承認履歴が残るので電子保管で対応でき、紙の削減に繋がった。