当社は2012年に設立し、日本のSMBCグループであるSMBCコンシューマーファイナンス（旧プロミス）による中国本土の個人向け小額貸付業務として事業展開する、グループ会社への支援を開始した。支援内容は少額貸付用の受付・審査システムから派生し、各社のITサポートも担当。また、海外事業では香港・台湾・タイ・ベトナムでサイボウズを活用している。今回は海外での導入経緯との運用の秘訣についてお伺いした。

現地スタッフを中心に組織がまわる仕組みを作りたかった

当社は『事業運営の現地化』が大きなテーマであった。日本人駐在員の指示を待たずに行動できるだけなく、日本本社とも直接コミュニケーションできるスタッフを育て、より効率的でスピーディな組織運営を目指していた。

その組織作りを目指す過程で、kintoneに目を付けた背景を山下氏は以下のように話す。

「現地で自立した組織を作るためには、スタッフ自身が自ら改善や発信をする意識を身に着けなければなりません。自発的に考えられる人材を育成するためにも、目の前の課題を意識させる『業務改善活動』を継続的に実施しています。その活動の中で、決裁申請に関しては既存システムでの修正や変更が容易ではなかったため、柔軟に変更できるツールを探していたところkintoneを知りました。」　山下氏

総経理 山下氏

日本でサイボウズが導入されていたこと、そして中国語にも対応している点からkintoneの利用検討を開始した。実際に試用してみると、多少操作を覚える必要はあるものの、高度なIT知識がなくてもアプリを作ることができたのでスモールスタートでやってみることにした。アプリ作成は業務推進部の2年目、3年目の若手メンバーが担当した。当時の状況と作れるようになるまでの過程を以下のように語る。

「はじめてkintoneを見た時は、便利で面白いと思いました。サイボウズのサポートの方に質問をしたり、中国語のマニュアルを読んだりして作り方を覚えました。Kintoneはあまり苦労しませんでしたが、アプリを利用する関係部門との調整のほうが苦労しました。利用に反発する人がいる時は、どのように便利になるのかを辛抱強く説明することが重要だと思います。」　徐氏

「入社したてで、会社の役に立てることを模索する中でkintoneに出会いました。会社業務を理解できると同時に『あの業務もkintoneでアプリにできるのではないか？』と改善アイデアも出てきてやりがいを感じています。」　王氏

Kintoneアプリ作成担当者 徐氏/王氏　

担当者は、紙での申請が不要になってからは、決裁者を探す手間と原本を保管する手間が減り、決裁者は自分のタイミングでデータを確認し承認できるようになった。監査担当者は承認後に通知を受け取ることができ、必要であればコメント上でやりとりもできる。なによりデータベースとして残るため、過去のデータ検索が大変効率的になったという。さらには出勤できないコロナ渦であっても、業務を止めることなく業務遂行ができたそうだ。

実は１オフィス50名程度の会社規模では改善の効果は限定的と考えていたが、想定よりも担当者の喜びの声が大きかったことは嬉しい誤算だった。

決裁申請アプリをトップページに配置し、迅速に進捗状況を確認することができる。

承認者、承認日時がログとして記録されるため、捺印作業が不要に。