Proterial Hong Kong Ltd.は、特殊鋼や電子材料、パワーエレクトロニクス材料、磁性材料、電線材料などの高機能材料を扱うプロテリアルグループの一員として、香港を拠点に事業を展開しています。1987年の設立以来、グループ製品の輸入販売や、中国広東省での来料加工工場での委託生産を行い、産業インフラ・自動車・エレクトロニクス分野で幅広く事業を展開しています。高品質な製品とサービスを通じて、グローバル市場での競争力を高め続けています。

主に「申請・承認作業の煩雑さ」と「社内情報共有の不足」という二つの課題を感じていた。

1. 申請・承認作業の煩雑さ
kintone導入前は、出張申請や休暇申請などの各種申請・承認業務をエクセルや紙のフォーマットで運用していた。申請書をメールに添付して送信し、承認者が電子印をコピー＆ペーストして返信するという手順が必要で、1件ごとに多くの操作とメールのやり取りが発生。日々大量のメール処理に追われ、業務効率が大きく低下していた。

2. 社内情報共有の不足
社員の入れ替わりが発生すると、業務ルールや手順をメールで連絡しても十分に引き継がれず、同様の問い合わせや運用ミスが繰り返し発生していた。赴任・帰任・採用・退職などのタイミングで情報が途切れ、業務の属人化やミスの温床となっていた。

同社では約40名の体制で運営されており、中には遠隔の事業所から業務を兼務している駐在員も在籍。IT専任スタッフがいないため、課題を感じながらもなかなかDX化に踏み込めない状況が続いていた。

kintoneとの出会いは、当時の総経理からの紹介がきっかけだった。すぐにサイボウズへ問い合わせ、打ち合わせを実施。初回打合せ後、実際にシステムを試作してみると、専門知識がなくても簡単にアプリが作れることを実感した。
「実際に触ってみると『手に馴染む』感じをとても実感しました。想像以上に操作が簡単で、翌日には一つの業務アプリが完成しました。プログラムを組む必要がないノーコードのスピード感や手軽さに魅力を感じました。」（飯島氏）
また、費用対効果の面でも、ユーザーID数による定額課金で、アプリをいくつ作っても費用が変わらない点が大きな魅力となり、2019年に導入を決定した。