申請から報告、経費精算までを一気通貫で実行、申請・承認作業が大幅に効率UP

kintoneの導入により、出張申請から報告、経費精算までを一気通貫で申請・承認できるようになり、わかりやすい申請作業で社員から大いに喜ばれた。申請を管理する面においても、以前はExcelファイルを添付したメールで承認を行なっていたり、紙にサインで行なっていた作業が不要となり、kintone上で全てデータベース化され、申請・承認作業の効率化はもちろんのこと、過去のデータも大変管理しやすくなった。

中国拠点では、設備管理を行う「PCデバイス導入申請」アプリや、勤怠管理の「休暇申請」アプリに「在宅勤務許可申請」アプリ、「社印・電子捺印申請」アプリなど、多岐にわたる活用が進んでいる。ポータルでは為替レートや情報セキュリティ関連の情報も共有しており、各拠点所属者に向けた情報共有の場としても一役買っている。

Before

高頻度、長期間の出張の中、Excelファイルやメールをベースにした非効率な申請・承認に手間がかかる

After

セキュアな環境で、出張申請から報告、経費精算まで一気通貫した申請・承認フローによって業務を効率化した

中国で運用している出張申請アプリ。
上部の事前報告と下部の事後報告を一つのレコードで管理、事前と事後で二回承認フローを回す運用となっている。

利便性第一で、標準機能で実現が難しい要件はプラグインや個別開発でクリア

出張者の多い同社では、一つのアプリで一連の業務が完結する「出張申請・報告・精算アプリ」が非常に重宝されている。

アプリ構築時はまず自社で標準機能での構築を進め、実現が難しそうだと感じるとサイボウズへ相談。要件に応じて、サイボウズより最適な解決策を提案する。出張申請アプリでは、プラグインを活用することで、社員の利便性向上を第一に考えた運用を実現できた。

「自分でマニュアルを見ながらアプリ作成を進め、壁にぶち当たったときに気軽に相談できる相談先があることはとても助かりました。おかげで社員の利便性向上を第一としたアプリ構築がスムーズに行えました。」（篠尾氏）

また、kintoneのわかりやすい画面設計と簡単なワークフロー作成インターフェースにより、業務にフィットしたシステム開発が可能となった。アプリ構築では、本番運用前にテスト環境で試せるところがよかったという。

「問題なくフローが動くかどうかをダミーのユーザー・承認者を作って運用前にテストできるのが良かった。この方法はおすすめです。」（篠尾氏）

出張申請・報告・精算アプリでは、必須項目がオレンジ色に表示される。入力すると緑色に変わる仕組みだ。

出張前に申請した内容は出張後に入力できないようプラグインを活用して設定した。
結果、事前申請〜事後報告、支払いまでを一つのアプリで完結できるので、社員の利便性が向上した。

まだまだ申請フローの改善要求があるので、アプリ開発を続けていく。

今後もグローバル各拠点主導での市民開発にkintoneを活用し、業務改善を進めていく。