今回は、kintone導入の背景や活用効果について、管理部 IT課 IT企画主任の林氏にお話を伺いました。

IT部門への対応依頼やベンダーとの情報共有をkintoneに集約

導入後、まずIT部門への対応依頼をkintoneで一括管理する仕組みを構築した。社内からのシステムの変更要望や備品の貸出管理、棚卸管理など多岐にわたる業務で活用している。進捗状況を可視化できるようになったことで、業務の透明性が向上した。

また、ERPシステムの管理を委託している外部ITベンダーとの情報共有もkintone上で実施。仕様変更の依頼など、従来はメールで行っていた業務をkintoneに集約することで、双方の利便性が大きく向上した。

全社をあげたデジタル人材育成への挑戦

kintone導入から2年が経過した頃、”kintone Day Shenzhen 2024”に参加した林氏は「ノーコードツールであれば、ITの専門知識がない社員でも運用できるのではないか。現場社員がkintoneを活用することで、さらなる業務改善が進むのでは？」と考えるようになった。

早速上司へ提案をしたところ、ぜひやってみようと賛同を得て、全社プロジェクトを立ち上げることになった。管理部、営業部、製造部、SCMより若手メンバーを中心に8人アサインし、林氏をリーダーとしてプロジェクトが始動。プロジェクトの期間は8ヶ月で、アサインされたメンバーは自部署の業務には詳しいものの、IT経験がないという共通点があった。

プロジェクトは以下の流れで進めた。

プロジェクト開始から4ヶ月が経過した頃、リーダーが各案件対応から外れ、メンバーの自走化を進めたタイミングで進捗の遅れが発生した。主な原因は「自部門以外の業務への理解不足や部門間調整の負荷」と「各部門から提出される改善要望の曖昧さ」でした。

自部門の業務に捉われずにデジタル化を進めていく方針で動き始めたが、業務への理解不足や部門を超えた調整の負荷が想定以上にメンバーの負担となった。これに対しては、自部門の案件に集中する進め方へと方針を転換し、対応スピードの改善に努めた。また、要望の曖昧さについては、各メンバーのヒアリングスキルの向上に努め、依頼内容の明確化で追加確認を減らすことで改善した。具体的には、依頼者から提出されたExcel申請書の各項目の有無判定、項目の選択方式、他DBとの連動可否、承認フローの設定など、全体最適を考えた上で要件定義を行えるようメンバーのスキル開発を実践した。

プロジェクト開始当初は、各部門から提出されたExcelフォーマットをそのままアプリ化してしまい、業務効率化にはほど遠い状況だった。しかし、プロジェクトの終盤には、各メンバーが自立してヒアリングを行い、曖昧だった要件を明確に定義できるまでに成長した。
林氏は「依頼者自身も実は要件を十分に把握していないことがあるので、そこを逃さず丁寧にヒアリングすることで、改善のチャンスが生まれるのです。」と語った。

8ヶ月間で18個のアプリを開発、平均業務効率55％向上

8ヶ月間で18個のアプリを開発し、運用を開始しました。

営業部で構築した「新規顧客登録管理台帳」のアプリ運用では、申請から承認までの時間と作業効率が大幅に改善された。
「以前は営業担当がExcelの申請書を記入し、メールで営業アシスタントに送付。アシスタントが紙に印刷し、決裁者へサインをもらうフローでした。上長が出張で不在の場合はフローが止まり、申請から承認まで2週間ほどかかることもありましたが、導入後は1〜2日で完了できるようになりました。」（林氏）

プロジェクトの成果は「ペーパーレス化の貢献」「業務効率改善」「業務委託費用節約」の三つの観点で評価され、全ての観点で際立った成果となった。この成果を認められ、社内表彰制度で「DX化変革貢献賞」を受賞しました。