導入後、メンバーの自主的な改善提案が増加！営業プロモーションの精度向上、申請承認の時短効果だけでなく「やる気」も引き出せた。
【業務内容】
お酒の製造・販売
【利用用途】
社内申請
【業務内容】
お酒の製造・販売
【利用用途】
社内申請
梅酒で有名なチョーヤは日本で100年以上の歴史を持ち、中国には1995年に進出し2001年から上海の自社工場を稼働させている。現在では北京、上海、広州に営業拠点があり全国のスーパー、コンビニ、飲食店、そしてネットで販売をおこなっている。梅酒に香料、着色料といった添加物を使用しないだけでなく、梅の品質・量・熟成を追求し女性を中心にファンが拡大中。今回は、社内申請手続き効率化のためにkintoneを導入された蝶矢梅酒(上海)有限公司の小西総経理助理にコロナ禍に、どのような理由で導入決定にいたったのか、導入の過程、導入効果、今後の展望についてお話をうかがった。
2019年末に赴任した後、まだ中国語にも慣れないうちにコロナが始まってしまい、当初予定していた日本からの出張者による支援体制も実現不可能となる。
小西氏にとって初の海外赴任、初の会社マネジメントという大役に加え、コロナによる飲食店市場の急激な悪化への対応、日々刻々と状況が変わる中で重大な判断を求められ緊張の毎日が続く。
一早く既存の会社運営体制を把握しようと日々努力する中で、中国に赴任した直後から気になっていたのが紙をベースとした申請承認フロー。
3日間出張に出て会社に帰ってくると承認すべき書類が指定のボックスにパンパンにたまっている。承認の遅れは行動の遅れにも繋がりかねない。
また中国語に慣れていない小西氏は紙の申請書に、別の不便さも感じていた。早く承認しようと夜に残って申請書と格闘していると意味も読み方も分からない単語がでてくる。
「メール等のデータ上であれば、不明な単語をコピペして検索できるんですが、紙だとどう入力してよいかもわからず携帯の手書き入力で調べたりと非常に効率が悪く、肝心の内容を検討する以前に翻訳自体に時間がかかっていました。」（小西氏）
「また過去の申請内容と比較検討しようとしても、紙だと探すのにも手間がかかり、急ぎの承認が必要だと営業マンに言われると、内容を十分に比較検討する時間がとれないまま営業マンを信じて承認せざるえない状況もありました。」（小西氏）
申請書を提出する側も紙ベースの申請承認フローには不便さを感じていた。営業メンバーが申請書を提出するために出社する、どうしても出社できない場合は社内にいるメンバーに代わりに営業申請を書いて提出してもらうという非効率が起きていた。
コロナで出勤が出来なくなった時はWechatでの申請、承認作業も試してみたが情報を集約できず、今後リモートワークが増えてくることを考えると、紙をベースとした申請承認を、どうにか解決しなければという課題意識が組織としても高まってきていた。
サイボウスから提案があった際に、小西氏は現在の課題解決に役立つと感じ、すぐに社内で相談をした。営業部からは「無料のソフトで同じようなものを作れるのでは？」との意見が出たため、すぐに申請承認フローの試作をしてみる。ただ無料ソフトの機能の制限もあり、当時使っていた申請用紙をすぐに代替することは難しかった。営業部の提案を嬉しく思いながらも、忙しいメンバーがこのまま改善を続けて行ったとしても小西氏と組織が期待通りのものを作るのには相当時間がかかるだろうと判断し、外部に費用を払ってでも早く期待通りのものをという思いが強くなってきた。
一方でサイボウズは、こちらの紙の申請書のニーズを完全に再現してくれただけでなく、実際に試用期間中に社内から出てきた要望した点も何度も迅速に改善してくれた。
「契約前にもかかわらず、ここまで弊社のために何度も時間を割いてくれることに非常に頼りになるパートナーだと感じました」（小西氏）
導入時の説明会をサイボウズに実施してもらった際には、抵抗されるのではという心配もあったが、実際には営業以外の他の部門からも「こんなこともkintoneでできるのでは？」と積極的な意見がだされた。
「メンバーの積極的な態度に驚かさるとともに、皆が改善に対して興味を持っていたのだと嬉しくなった。」（小西氏）
導入により営業所に来なくても申請、承認ができるようになり決済までの時間短縮効果は明らかであった。それだけではなく、営業プロモーションの申請時には過去の提案内容も参考にして比較することができるため申請の内容、提案の検討の質がともに大きく向上した。 声の大きい営業メンバーの経験と勘によるプロモーション提案が採用されがちという感覚的な部分が、過去の提案の実際の数値結果を元にして組織として知識、数値、経験を共有できるようになってきた。
「特に紙の申請書の時代から数値と根拠をもとに提案してくれていたメンバーは今回のkintone導入を機に自身のやり方が、より評価されるようになり喜んでくれた。」（小西氏）
上海だけでなく、北京、広州の事務所の営業データも活用できるようになりチョーヤ中国としての一体感も増した。
財務部など営業以外からも「こんなこともkintoneでできるのでは？」という提案が今でも頻繁に上がってくるようになった。
「会社全体としてkintoneにより自分たちの業務を自分達で改善していけるという自信がついたことを感じる。」（小西氏）
「チョーヤの売上を伸ばしていくだけでなく、梅酒市場全体を中国で拡大させ、より多くの中国の方々に美味しい梅酒を味わってほしいと考えている。
「梅酒」の定義は難しく、少量の梅で、香料や着色料等で味を整えたものでも簡単に梅酒と言えてしまう。我々は江戸時代から300年以上続く日本の梅酒文化を世界に伝えていく使命があると考えている。」（小西氏）
「中国市場は大きく変化も早い。現在では約70の代理業者を通じで全国のオフライン売場とネット上で販売している。ただ最終的な販売地点のデータがリアルタイムに正確には把握できていない。より精度の高い販売戦略、営業戦略を構築するためにも、より細かい販売データを取得できる仕組みを構築したいと考えている。」（小西氏）
「サイボウズには食品企業のクライアントも多く事例も豊富にあると伺っているので、ぜひ今後ともご提案頂き一緒にビジネスを改善していきたいと考えている。」（小西氏）
沪公网安备 31010502000457号