今回は、kintone導入の背景や導入後の活用推進の取り組みについて、リスクマネジメント推進室室長の坂本氏、営業部の李氏にお話を伺いました。

目標を明確に設定し、丁寧なフォローアップ体制で育成を推進

勉強会は、各地域の業務推進部門・営業・技術・管理部門から参加者をアサインし、全11回／3ヶ月（各回2時間）の構成で実施。講義では「顧客管理」「案件管理」の2つの講義用アプリを作りながら、基礎から実践まで段階的に学べる設計としました。最終目標は明確に、「自分の担当業務でkintone化できるものを、実際にアプリとして作って持ち帰ること」と設定しました。

カリキュラムは、基本機能、アプリ間連携（Lookup・関連レコード・共有ボタン）、一覧／グラフ、入出力、プロセス管理、権限・通知、計算式・関数、プラグインまでを網羅し、後半は各部門の実業務アプリ制作に時間を充てました。運営面では、勉強会専用スペースで情報を一元共有し、出欠確認アプリや資料・動画倉庫アプリを活用して参加しやすい仕組みを整えました。

参加者アンケートでは満足度が高く、説明のわかりやすさや質問への対応スピードが評価されました。一方で「オンラインだと理解が難しい」「難しく感じる回もあった」という声もありましたが、フォローアップを丁寧に行ったことで当初設定した最終目標は達成されました。

現場でのチャレンジが、組織の協同と効率の飛躍をもたらす

勉強会に参加した営業部の李氏は早速kintoneを活用して自部門の業務改善に着手、バラバラに管理されていた情報を一元管理し、営業活動の効率化と生産性アップに取り組んだ。

まずは顧客案件の一元管理を目的に、「全事業装置一覧アプリ」を構築した。装置を軸に関連データを集約し、記録追加や変更通知によって進捗をリアルタイムに把握できる設計を実現。さらに保証期限のカウントダウン通知により、対応漏れをゼロに近づける運用も可能になりました。加えて、集まったデータを活用してグラフ化し、装置全体情報を可視化することで、分析や戦略活動に活用できる仕組みを構築しました。

李氏は一連の制作プロセスでの”How”も共有下さった。「データクレンジングと移行（データ品質がシステムの生命線）」→「ユーザー受入テストによる改善意見収集（現場の習慣に合わせることが肝心）」→「正式切替（全体切替と手動バックアップ）」というステップで営業部門でのプロセスを実行。結果として、データメンテナンスの簡易化や顧客情報のマスタアプリ化、社内システム連携など、多面的な利便性向上につながりました。

将来的には、顧客基本情報・装置稼働状況・商談履歴をつなげ、顧客別の案件業務をOne-Stopで見える化することにもチャレンジしていきたいとのことだ。

伴走支援の存在が、業務改善の一歩を踏み出す後押しに

今回の取り組みで坂本氏は「伴走支援があったからこそ、現場に広げられた」と強調する。
「kintoneの活用を広げるには、まず“便利さ”を体験し、業務課題の解決に使えるという実感を持ってもらう必要があります。しかし、社内だけで利用者を増やすのは簡単ではありません。指導する時間が取れない、教え方が分からない、といった壁があるためです。

また勉強会では、現場で手取り足取りの支援を受けながらアプリ制作まで到達できたことで、参加者が自信を持ち、日頃の業務課題にkintoneを活用しようというモチベーションが生まれました。その結果、kintone利用者の増加だけでなく、業務改善に踏み出すきっかけづくりにもつながっています。」（坂本氏）

自社だけではなく、サイボウズと共に取り組むことで、現場メンバーのアプリ構築スキルの向上にとどまらず、業務改善へのモチベーション向上という側面にも良い結果が発揮された。