オンライン・セキュリティシステムを中心としたセキュリティ事業全般を展開

北京京盾西科姆电子安全有限公司（以下、北京セコム）は、日本と同様に「セコム」ブランドで1995年からオンライン・セキュリティシステムを主とするセキュリティ事業全般を展開している。契約先は全体の約90％が中国系の現地企業であり、中国に進出している日系企業の中でも現地法人向けビジネスで特に成功を収めている企業といえるだろう。
同社が特に重視している課題は「サービスの質を向上させ続ける」ということ。セキュリティ事業という、時には人命にも関わる重要な業務を担っているため、サービスの質を磨いていける組織づくりが急務となっていた。
そうした中で、同社ではまず内部の事務処理のスピードを上げ、効率よく、また正確に処理を行うという業務改善を実施した。そこに大きく貢献したシステムが、サイボウズのkintone とガルーンだ。
今回は特にkintoneの活用方法にフォーカスを当て、董事 総経理 山口 忠弘氏、副総経理 陣内 祐之氏、合同管理部 部長 侯 震宇氏にお話を伺った。

Excelによる曖昧な入金管理…時には料金未納の顧客への対応も

北京セコムでは、年々顧客の数が増える一方である業務に関して大きな課題を抱えていた。それは入金に関する業務の管理だ。日系企業で現地法人向けビジネスが成功しづらいと言われる背景には、支払いに関する考え方が日本と中国で異なることに起因する。中国では代金の支払いを後ろ倒しにする傾向があるため、売掛金が回収できずに黒字倒産してしまう現実もある。日系企業の品質の高さは中国でも知られているところであり、中国系の企業からの評価も高い。しかしながらこのような商習慣の違いが、日系サービスの中国での展開の障壁になっているのは否定できない事実だ。
そんな状況の中で北京セコムはkintone導入以前、顧客への集金タイミングや回収状況は全てExcelファイルで管理していた。当時の状況について、合同管理部 部長 侯氏は次のように話す。

「お客様から入金があったか、最初に情報を把握しているのは本社にある財務部です。本社では月1回程度の頻度で情報を変更したExcelを更新し、各拠点にメールで送ります。そのため、各拠点や他の部署のメンバーは入金状況も入金日もリアルタイムに把握することができず、何か月も情報が遅れてしまうこともしばしば。また、Excelファイルでは共同で作業をするのも難しく、1～2名に作業が集中している状況でした。お客様の増加に伴って作業量も大幅に増えたため、以前のExcelを使ったやり方には限界が見えてきました」（侯氏）

「入金状況が把握できないと、例えば支払の滞っているお客様へのサービス提供を無償でおこなってしまうというロスなどが起こり得ます。こういった状況は企業として契約の権利義務に反するばかりか、見えざる原価率の上昇を招く由々しき問題で、早急に対策を練る必要がありました」（山口氏）

自動振替が当たり前となった日本と大幅に相違する、中国の支払慣行に、あわせた管理システムを用意する必要がある。そこで登場したのが「kintone」だった。

董事 総経理
山口 忠弘氏

質の良いサービスの提供や、社員教育のツールとしてkintoneが活躍

重要事項の対応ステータスも一目で把握できる

最後に山口氏はkintoneに対し、「会社の理念を社員に浸透させる教育ツールという側面もある」と評した。

「弊社の役員や幹部も、kintoneに積極的にコメントを書き込みます。単純にOK、NGの指示を出すのではなく、どういう理念や考え方のもとに、こういう指示や判断を出したのか、ということも伝えることができるのが kintone です。そういったことを業務の中で繰り返していくうちに、社員が会社の役割や使命、理念を自然と理解していく感覚はあります。業務のスピードが上がっただけでなく、社員教育のツールとしても効果を発揮するというのは、他のツールには無い特長だと思いますね」（山口氏）

北京セコムでは上記の活用例の他に、「契約一時中止管理」「新規顧客サービス開始管理」「車輌使用運行管理」「機器資産・物流管理」でkintone を活用している。