中国での販売を順調に伸ばすサンワサプライ上海だが、その一方で増加する案件や顧客情報の管理において従来から使用するエクセルでは十分に対応しきれなくなっていた。例えば、訪問先に関する商談内容や次に実行するアクションを共有する「法人メモ」というファイルでは、複数の営業担当が使用するため、記入の上書きや保存ミスが頻発し、また同時アクセスができないことから業務効率に改善の余地があったという。

「オフィス家具は遠方のお客様も多く、提案に際しては少なくとも数度は事前に訪問して打ち合わせし、納品時にも立ち合うことがあるため、中国国内の出張が欠かせません。エクセルでは外出先から社内サーバーにある共有のファイルにアクセスできないため、上海に戻ってから記入するなど手間がかかっていました」と河田氏は当時の課題を振り返る。

また、スケジュールについても以前はホワイトボードで当日の外出予定を共有していたため、「総経理に同行してほしい場合、その都度予定を本人に確認する必要がありました」（河田氏）。出張の予定や事後の報告に関しても、各自がそれぞれエクセルに記入して社内のサーバーにアップする方法を採っていたことから、営業担当者の手間だけではなく、確認するマネジメント層にとっても場所と時間の制約が業務上の弊害になっていたという。

サンワサプライ上海は2015年末にkintoneを、そして2016年春にガルーンを立て続けに導入。従前から抱えていた情報共有における課題を、それぞれの基本的な機能を活用して解決している。

「独自の使い方といえるほどの複雑な活用は正直していません。エクセルで管理していた情報は、そのまま同じ項目をkintoneにスムーズに移行して利用しています。外出先からアクセスでき、複数の営業担当者が同時に入力できるというだけでも非常に便利です」と河田氏はその利便性を説明する。実際、kintone上では訪問先の情報を共有する「法人メモ」のアプリを作り、以前のエクセルの項目を大きく変更することなく移行して活用している。その他にも今後営業活動の対象となる企業を管理する「フォロー企業リスト」や実際に獲得した案件を管理する「案件管理」、顧客情報を登録する「取引先マスタ」など、営業活動に関して自社が抱える情報をまるでkintoneの利用用途の凡例のようにシンプルに取り入れている。

kintoneでは取引先マスタをはじめ、案件管理や訪問内容を共有する「法人メモ」のアプリを利用している

「日本から中国側で導入したkintoneを確認してもらうことで、報告用の資料を改めて作成する必要も減りました」（河田氏）。オフィス家具の案件の場合、「案件管理」では商談内容から実際に顧客のオフィスの新設・移転の日程、見積書の提出日、発票の発行日、入金日をkintone上で全て入力。業務の進捗状況をマネジメント層が一目で把握できる情報共有の仕組みができあがっている。今後の活用についても、「オフィス家具の納入後の写真をkintoneで共有するなど、アイデアは色々とあります」と河田氏は笑顔で話す。

また、kintoneに続いて導入したガルーンは外出が多い営業担当者を中心にスケジュールの共有で活用している。「お互いの予定が把握できることで営業同士の連携や情報共有が以前に比べると活発に図れるようになりました。今後はワークフローなどの機能も活用していきたいと考えています」（河田氏）。

ガルーンは基本機能のスケジュール管理で営業担当者同士の予定を共有している