業務上、日本本社と中国の製造拠点の間を行き来する大量のメール。技華電子廠の場合、その一つに費用申請などの承認・決裁に係るメールがあった。実際、工場内の備品や材料など様々な購買に関する費用申請は、多くが広州市の工場で就業する中国人従業員から起案され、金額によっては中国国内で完結せず、日本本社で決裁するものも少なくない。

「メールは一度目視で認識しても承認業務を後回しにして、その結果、”承認したつもり”で忘れてしまうことも少なくかなった」。起案から決裁までのプロセスで多ければ承認者が10人に及ぶ場合もあり、申請内容に特段の不備や特殊性がなくても、複数の承認者の業務状況によっては決裁に3日間以上を要するケースも珍しくなく、時には承認・決裁が放置される状態も発生していたという。古賀副総経理は、「とにかく時間がかかっていた」と当時の課題を振り返る。

また、メールに加えてその原因となっていたのがエクセルの申請帳票の添付ファイルだ。承認者は受信したメールの添付ファイルをクライアントにダウンロードして帳票を開き、電子化した印鑑を捺印（貼り付け）して承認する。そして、改めて帳票を添付して次の承認者にメールで回付するといった具合だ。「それぞれのパソコン（のローカル環境）でエクセルの帳票を開いて確認する作業が、承認・決裁業務をさらに煩雑にしていた」。さらに最終的に決裁されたファイルの保管が属人的で漏れてしまうことも問題になっていた。

【承認・決裁業務】

社内の備品購入や生産に必要な材料の購買まであらゆる費用の承認・決裁業務を行う。申請する内容や金額によって「費用申請書」などの予め用意したフォーマットを利用する。金型に関しては新規購入や研磨などの修正に係る費用を申請する「金型申請書」、半導体など数カ月先に必要となる材料を前もって調達する「先行手配申請書」など内容が特殊な費用は個別のフォーマットを設けている。日本本社では休暇申請や残業申請といった勤怠管理にも一部活用している。

調達に時間がかかる材料の購買を前もって申請する「先行手配申請書」

【スケジュール管理】

外出や出張、会議などの予定を予め登録して個人が自身のスケジュールを管理するだけではなく、Garoonを利用する日本本社および中国の製造拠点の全員でスケジュールを共有する。Garoonに登録されたスケジュールを最優先する社内ルールを徹底している。

日本本社と中国の製造拠点で利用者全員のスケジュールを共有する

【情報共有（スペース）】

日本と中国の関連部署同士による複数人が関わる情報共有の場として利用する。例えば、日中の品質管理部門が「製造部年度目標達成報告」などの日々の報告書をアップして共有することで、過去の履歴が一元的に蓄積されて品質管理に関連する社内データベースになっている。

スペースでは日中の品質管理部門などが日々の報告書を共有する。

【承認・決裁業務】

以前は申請から長ければ3日間以上を要していたが、Garoon導入後は当日中の決裁が可能となり、大幅な時短を実現した。「承認・決裁業務の作業も大幅に簡素化し、実際に私が一日に費やす時間は従前の1時間以上から10分以下に短縮した」と古賀副総経理は効果を実感する。結果、日本本社と中国側との迅速な意思疎通が図れ、会社全体の意思決定のスピードが格段に上がったという。

では、Garoonの利用によって何が改善されたのか。一つは、従来の添付ファイルのダウンロード・確認・再添付といった煩雑な作業がゼロになり、承認者の手元で承認・決裁が滞ることが解消した点だ。また、Garoonは予め必要な承認者や決裁者が設定できるため、メールのように本来加えるべき承認者が漏れることで発生する手戻りがなくなったという。「スマートフォンなどのモバイル対応で外出や出張の移動中でも容易に確認・承認できる点も非常に助かっている」。

全ての承認・決裁業務の履歴が漏れなく一元管理できるため、以前のように決裁されたファイルを従業員がサーバーに格納する属人的な作業がなくなった点も業務の効率向上に寄与している。

【スケジュール管理】

会議の場でお互いに口頭で伝え合う程度で、ほとんどスケジュールを共有できていなかったGaroon導入前に比べ、現在は複数人が参加する会議の日程調整が圧倒的に容易になった。加えて、自分の業務に関連する他部門の予定に積極的に参加するなど好循環が生まれている。

【情報共有（スペース）】

生産現場の写真など画像を貼り付けた相当に容量が大きなファイルも支障なく共有・管理できると好評だ。「生産工程や治具の改善点など写真を撮影して画像を添付するケースも多く、日中間の会議で使用する数メガの資料ファイルを事前にメールで送付する必要がなくなった」。

「慣れ親しんだ方法からの変化に現場は必ず抵抗がある。だから、導入は基本的にマネジメントの意志によるトップダウンで当然のごとく進めた」と話す古賀副総経理だが、一方で「承認・決裁業務で利用する帳票のフォーマットの作成は現場の声に耳を傾け、サイボウズの担当者の協力を得ながら素早く対応することを心掛けた」と運用の定着には心を砕いた。

しかし、もちろん懐疑的な意見はあった。古賀副総経理は「中国側は強い問題意識を抱えていたが、日本本社は決して困っていなかった」と当時の状況を正直に明かす。だが、製造拠点の技華電子廠がGaroonを活用する大きな目的は、日本本社の日本計器製作所と共通のコミュニケーションツールの利用によって日中の意志疎通の迅速化を図ることにある。日本側の説得は欠かせない。そこで古賀副総経理は実際に日本で利用する品質管理部門などの現場に説明に通い、そのメリットを説いて回ったという。

「一度慣れてくれば、その利便性からは離れられない」。そう古賀副総経理が自信を持って話すように、Garoonはいまや日中のコミュニケーションツールとして大きな効果を発揮している。