Garoon導入前の課題は主に二つ。とりわけ、最も差し迫っていたのは紙の帳票を用いた稟議申請業務の効率化だ。藤本董事長が「まったく現代的ではなかった」と形容する従前の稟議申請業務は、まず申請者がエクセルのフォーマットに申請内容を記入し、それをプリントアウトして紙で回付する。そして複数の承認者が順に印鑑を押すというアナログな方法を長らく続けていた。

それでも、ゲームセンターの運営が中核だった以前は稟議申請の事案が少なく、実務に支障がでるほどではなかった。だが、この数年来でキッズカードゲーム機や家庭用ゲームソフトの事業が成長し、業容の変化・拡大に伴って「業務の種類と量が増加し、自ずと稟議申請の事案も増え、トラブルやミスが起こる原因となってきた」。実際、回付の途中で紙が紛失したり、デスクの書類に埋もれて承認を忘れたりといったケースも少なからず発生していた。一方、マネジメント層にとっては日々大量に回付される紙をチェックする負荷も大きかった。藤本董事長は、「1ヵ月で100件近い稟議申請があり、長期出張から戻るとデスクは紙の山。その間、業務を止めることにもなっていた」と当時を振り返る。

稟議申請の内容として多いプロモーション関連。キッズカードゲーム機や家庭用ゲームソフトの事業には必要不可欠だ。
写真は台北地下街の入口に掲出した看板。

さらにもう一つの課題がスケジュール管理だ。業容拡大でオフィス勤務の従業員が4倍近くに増え、外出する職務の営業やプロモーション担当をはじめとする従業員のスケジュール管理がツールなしでは手に負えなくなっていた。また、ドアに2週間分の日程と時間帯を記載した紙を貼って予約管理していた会議室は、「商談などの来客が増え、ダブルブッキングなど不都合が出てきていた」という。

【稟議申請業務】

有給休暇や残業などの人事・勤怠関連から交通費や出張費といった稟議申請業務に利用する。なかでも、利用頻度が高いのが物品購入申請だ。会社で使用する一般的な備品購入のほか、とりわけ、キッズカードゲーム機や家庭用ゲームソフトのイベントや看板などのプロモーションに関する費用の申請が非常に多い。また、業容の変化に伴って新規取引する顧客や業者が増えたため、相手先の信用調査も日常的に多い申請業務の一つとなっている。

【スケジュール管理・会議室予約】

外回りが多い営業やプロモーションを担当する従業員の外出予定から、オフィス勤務の従業員の勤怠まで全社員のスケジュールを一元管理する。打ち合わせや会議、また同行が必要な外出に上長のスケジュールを押さえる際、本人に都度確認するのではなく、Garoonのスケジュールで空いている時間に登録する。また、社内の打ち合わせから来客の対応まで必要な会議室の予約管理も全てGaroonで行う。先々の予約も可能なため、会議室の手配漏れやダブルブッキングといったミスも回避できる。

【稟議申請業務】

2018年1月の導入以降、喫緊の課題だった稟議申請業務の効率は格段に向上した。最たるは申請から承認・決裁までのスピードだ。「家庭用ゲームソフト領域のプロモーションは事案の起案から実施までが短いケースが多い。例えば、商業施設内の看板は場所の取り合い。”明日明後日が実施・支払い”という場合も珍しくない」。紙による従来の方法では間に合わない承認・決裁も、Garoonであればタイトな稟議申請にも迅速に対応する。申請者が承認・決裁を取ることにリソースを割かず、プロモーション自体の業務に集中できるため、余計なトラブルや摩擦を減らし、なおかつ、業者側からしても、意思決定が早く、支払い期日を厳守するセガ台湾に優先的して看板の掲出場所を案内しようという良好な信頼関係も生む。

そのスピードを実現するのがモバイル対応だ。「外出の移動中や出張先でもスマートフォンで承認・決裁ができるため、業務をとめることがない」とそのメリットを実感している。またスピードだけではなく、「様々な履歴が残るため、過去の事案を参照したり、他の承認者による差し戻しの理由を確認できたりと業務全般に安心感が持てる」と可視化の効果も強調する。

もう一つ、導入の決め手ともなった利点が多言語対応だ。台湾現地の従業員が使用する中国語はもちろん、親会社の商品を直販する家庭用ゲームソフトのプロモーションに関する稟議申請は日本本社の担当者が承認者として関わるため、日本語も必須となる。さらに、「今後の東南アジア進出も見据え、英語対応も条件だった」という。日本語・中国語・英語に対応し、なおかつ中国語は簡体字・繁体字の両方を備えるGaroonは「まさに最適だった」と藤本董事長は高く評価する。

【スケジュール管理・会議室予約】

スケジュール管理に関してはマネジメント層が従業員の予定を把握するだけでなく、逆に従業員が上長の予定を押さえる際に、従来のようにその都度直接確認することなく、Garoonで共有されるスケジュールで効率よく組むことができるようになった。一方、ドアに紙を貼って管理していた会議室予約は、「紙に記載された日程以降の先々の予約もでき、業容拡大で利用率が高まった会議室も効率的に管理できている」という。

Garoonの機能を知った藤本董事長は、「ツールとして実現したいことは十分にできる」と確信し導入を早々に決めた。だが、同時に「アナログな方法に長らく慣れた我々が本当に使いこなせるのか」という強い懸念もあったという。そこで採った方法の一つが事前の説明会だ。課長クラスの従業員を全員集め、サイボウズの担当者による説明会を開催して機能の理解を図り、導入後の利用イメージを持ってもらう場を設けた。

また、導入まで3ヶ月近くの試用期間を設け、一部の稟議申請業務を紙から電子化し、本格的な運用に際して必要なルールや問題点を予め把握することに努めた。さらに、この試用期間も含め、利用や運用を推し進める専任の担当者を社内から抜擢し、全社でGaroonを使いこなす体制も整えた。実際に営業から専任担当の職務に就いた董事長室の厳翔彬氏は、「目的は電子化ではなく、電子化によって利便性を向上させること。どうすれば使いやすいか、現場で利用する従業員と積極的にコミュニケーションを図り、調整するように心がけている」と話す。

世雅育樂股份有限公司の赤堀敏孝・管理部経理