使用邮件附件发送单据
中日之间的付款审批业务耗时3天以上

工厂内各种设备材料等采购费用，大都是由中国广州市工厂员工发起的，许多情况下由于金额限制导致流程无法在中国国内完结，而需要日本总公司的批准。此项申请业务一直是通过邮件进行的，在决策者繁忙时，往往会优先手头的其它业务，而无法立即批准申请，事后有时也会忘记。特别是有的案件批准人多达十人以上，即使申请内容完全没有特殊情况，也会由于各个决策者业务繁忙，往往完成批准至少需要三天时间。

另外，申请单据的形式为电子表格，决策者需要将自己的电子印章加盖在表格上，必须将表格下载到本地硬盘上，加盖并再次发送，这项作业既繁琐又费时，并且最终经过批准的文件由个人保管，很容易发生人为错误与疏漏。

各种费用的付款审批业务
大幅缩短了决策耗时

【付款审批业务】
管理公司内所有采购相关的费用根据申请内容，均可选择使用申请书模板申请。例如订购新模具时花费的研磨等关于修正的费用，可使用模具申请书申请。提前申请诸如半导体等数月之后才需要使用的材料时，可使用提前安排申请书申请。日本总公司还利用Garoon系统进行休假管理以及加班管理等。

提前申请需耗时准备的资财时，可使用“提前安排申请书界面”。

【行程管理】
Garoon不仅能够管理各种出差或者会议等自身的行程，还能共享日本总公司与中国制造据点所有员工的行程，公司也规定在Garoon上所登录的行程为最优先行程。

共享日本总公司与中国制造据点所有员工的行程

【信息共享（space）】
使用Garoon Space功能共享日本与中国之间的关联部门的信息。例如上传中日各方的品质管理部门报告，既可以共享信息，又可以构筑部门的信息库，十分方便查询品质管理方面的历史信息。

使用Space功能共享日本与中国之间的关联部门的信息。

可使用移动设备在任何场所进行付款审批
大幅缩短应对时间，实现当日决策

【付款审批】
以往付款审批业务都需要花费三天以上的时间，导入了Garoon，之后实现了当日审批，大幅缩短了业务时间。古賀副总经理回顾道：“Garoon大幅简化了付款审批业务，以往每天花费一小时以上的业务，现在十分钟之内就可以完成”。如此大幅提升日本总公司与中国方面沟通效率，以及业务速度。

下面让我们来看看Garoon具体从哪些方面改善了业务。

其一是节省了以往添加邮件附件等下载和再次上传的时间。其二是通过事先登录决策者，彻底解决邮件决策时的疏漏问题。并且通过智能手机等设备，决策者可以在任何地方任何时间完成批准。

通过系统的一元化管理，大幅减少将文件下载并上传到员工服务器等耗时的手动业务，十分有利于提高业务效率。

【行程表管理】
以往在召开会议时大部分都是口头约定时间，导入了Garoon之后，调整多名员工参加的会议变得十分轻松，并且还可以自由查询并参加与自己业务相关的其他部门的会议，对业务产生了良性刺激。

【信息共有（space）】
可以轻松管理生产现场的照片以及图片文件。为了改善生产工程和各种治具，工厂内经常摄影具体改善部位的照片。以往需要在会议之前将巨大的图像文件加为邮件附件并发送给所有会议成员，导入Garoon之后直接在系统上就可以轻松获取。

导入时采用自上而下的方法
倾听现场的意见，提高使用便利度

古賀副总经理进一步谈道：“改变已经习惯的业务处理方法，最初现场一定会提出许多反对意见。所以在导入初期自上而下才是上策。而关于各种具体的模板表格等的制作，则需要认真倾听现场的意见，与才望子案件负责人协力推进，才能制作更加方便现场使用的系统。”

然而在实际导入时遇到的问题是，中国方面有很强的问题意识，然而日本总公司并无法像中国方面一样察觉到新系统带来的益处。古賀副总经理为了让日本品质管理部门也进一步理解导入Garoon系统对中国和日本方面有怎样的促进效果，特地亲自前往日本向各个部门详细说明。

“Garoon是一个一旦上手就离不开的系统”，古賀副总经理自信的说道。Garoon已成为了日本计器制作所中国与日本方面交流的重要工具。