成功案例

上海仁机仪器仪表有限公司

业务内容:核工业智能仪器仪表的研发、生产与销售
用途:包括订单管理、财务管理、合同管理在内的项目管理规范化

导入kintone后,销售、生产、收款都串在一条主轴线上
项目管理变得规范,且没有因导入而改变习以为常的管理流程

专业团队打造国产核仪器第一品牌
广泛应用于环保、疾控、核电等多个领域

上海仁机仪器仪表有限公司是一家专业从事核工业智能仪器仪表的研发、生产与销售的高新技术企业,产品涵盖辐射防护仪器、辐射环境检测仪器、放射性监测仪器、同位素应用仪器、核勘测仪器以及放射源监管系统,并广泛应用于环保、疾控、核电、放射医疗、能源、石油、煤田、建材、冶金、食品、商检、安防、再生资源等多个领域。

仁机公司拥有一支高素质、经验丰富的核仪器科研团队,以人机工程学的标准来设计产品,每一款产品都具有人性化设计,仁机公司将结合完善的售后服务体系,努力打造国产核仪器第一品牌。本期我们有请仁机公司副总经理徐一鹤先生,向我们分享导入kintone前的课题,以及导入后的效果。(采访日:2019年11月)

专人填写订单一旦犯错难以监督
款到之后财务不知这笔钱和哪个项目挂钩
合同管理非常混乱

导入kintone之前,公司的主要问题存在于项目管理上,“之前我们的项目管理是有漏洞存在的,这种漏洞有可能是人为因素造成,也有可能是客观因素造成,我们希望通过系统来规范,把这些漏洞尽量填补掉,让流程化来避免人为的错误。”徐一鹤先生表示,这也是一开始明确了这条主线后开始和才望子沟通的。

在订单管理方面,Excel表格作为项目管理唯一的凭证,唯一可追溯的东西,每周会有周报,由专人负责把每个销售人员的订单填入Excel表格里,但问题是这个专人一旦出错是没有人可以监督的。除非到年底结算时,销售会发现订单填错了,但填少了会发现,填多了销售有可能不说就完全不知道,而且出错概率始终存在。

再比如,销售在下了订单之后,需要人拿着订单走到生产那里,生产人员看到这个订单后就会去做,但问题是销售有可能会写错,生产订单有可能会遗漏,看的人不一样导致最终再去查的时候各方面都有问题。

在财务管理方面,销售订单里有货到付款,款到发货,首付多少,但问题是把订单从销售拿到生产的过程中没有经过财务。到款了之后,财务不知道这笔钱是和哪个项目挂钩,所以财务要在群里说一声,通知销售去认领。以前金额小还能容忍这个问题,随着业绩的增长大家都忙不过来,销售也有可能会错过这个信息,这种其实是非常不应该的。

合同管理也非常混乱,有些几千的小单子对方不会配合做合同,但为了规范化管理其实必须每笔单子都要有合同。

合同的生成录入以及到款结算等管理变得容易
把销售、生产、收款都串在一条主轴线上
没有因导入而改变习以为常的管理流程

“我最关心的就是合同管理要规范,导入kintone之后,合同是否生成,谁录入的,合同的生成金额,到款比例,提成结算的生成,这些管理变得非常容易,我可以根据不同的筛选项得到不同的信息,这点让我觉得很不错,包括现在周报也是在里面填。”徐一鹤先生说:“比如我想要看一下金额高于多少的合同,我也可以知道这一个月里所有产品中哪些产品的销售额最多,这些都可以在kintone里实现,以前都要去翻纸质,这个就比较麻烦。”

目前,仁机公司全员都在使用kintone,但使用最多的还是各地的销售人员。销售人员首先生成订单合同,财务人员会去登记,生产人员会去看,管理层也会看,这个流程是非常清晰的。“把销售、生产、收款都串在一条主轴线上,大家不可避免都要去走这条主轴线,一旦有任何人想跳过这条主轴线是跳不过去的,这样就避免了人为因素,这是我们特别需要解决的问题。”徐一鹤先生表示。

事实上,从2019年7月31日双方第一次见面,到8月12日第二次见面时,仁机公司已经决定选择导入kintone,时间过了不到半个月。徐一鹤先生坦言,在接触才望子之前也接触过国内别的一些软件公司,“发觉他们是在卖产品,每款产品都有局限性,这个局限性导致我认为蛮简单的流程他们却要改,必须是我适应它而不是它适应我,就等于这十多年来习以为常的管理流程全要因为它产品的导入而全部发生改变,这样就会搞复杂了。我们还是希望有哪家公司能够配合我们的流程,不要去做大的变动,最多是从线下变成线上而已,不要把整个流程都变了,这才是我当初考虑的初衷。”

徐一鹤先生用“适用,简单,易操作”这三个单词来描述kintone的特性,特别是“适用”,给他留下了深刻的印象。“第二次见面时我提了一些软件上的要求,才望子的工作人员很快就联系技术人员修改,当场就很轻易地根据我的要求改了一些东西,这点对我来说就很不错,给我印象特别深。但另外几家公司给我的反馈,很明显需要我去适应它,所以第二次碰面后,基本上就定了选择kintone。”

销售公海池管理,一方面为企业的数据积累提供了便捷,另一方面也提高了销售的主观能动性和市场开拓性。

从商机到签约再到订单出货,一体化管理,流程清晰,责任分明。合同一键导出功能,避免了手动输入的误差,节约了销售的制表时间。

在流程设计上会做更多打磨和沟通
计划把和各个高校的研发项目管理放进去

在徐一鹤先生看来,kintone适合像仁机公司这样的中小企业,“我们希望有广度,但不需要太专的东西,比如库存管理,我们就需要简单一点的操作就可以,kintone这个系统主轴线都有,我想加一个流程,加一个管理,kintone通过拖拽或者拼凑就能自己把流程设计出来,不需要重新去开发,这点也是将来会和才望子有很多的打磨和沟通。虽然核辐射监测这个行业相对比较窄,但类似我们公司的体量在中国有很多,我相信需求都差不多,只不过需求的重心点不一样。”

此外,仁机公司接下来也计划把和各个高校的研发项目管理放进去,“单今年就有500-600万的研发项目,包括研发项目的采购、进度、参与人员,当中碰到的问题,现在大家还是在微信群里说,但这对于我来说今后肯定需要全部管理起来,包括形成文件,形成研发记录,研发失败要找原因,这些对我来说都是可管理的想法,只不过现在先解决主轴问题,之后再解决其他旁支末节的问题,所以我对kintone这个模式还是很有信心的。”

徐一鹤先生表示,站在民营企业的角度,就看大家的需求怎么样,大家对公司发展情况的定位怎么样,我们希望我们能够正规化,民营企业需要正规化的路途一定要通过流程化管理来实现,“人治”在几个人或者几十个人的公司还能应对,一旦人越来越多如果不上系统的话,很多管理真的没法做,对公司来说管理成本就会很高,出错成本也会存在。

“比如像我们这行如果出错成本上升的话,公司的赔偿或者受损就不单单是几千几万的事,从这点上来讲,我们有意识地想要系统化和正规化,以前所有的为了简便而省去的步骤一定要把它给重新找回来,重新设置标准的流程化管理,这是我们一直想做的。
“徐一鹤先生说:”作为40-50人的公司,想往正规化方向走的话,系统肯定是必须的,
但我们不会选择太大的成本投入,综合下来kintone是最适合的。”

才望子信息技术(上海)有限公司,成立于2007年。作为长期致力于协同系统自动化的研发,销售,服务的日本高新技术企业Cybozu的子公司,主要从事企业管理系统服务和多语言国际化软件开发。

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