成功案例

爱波洛伊(上海)贸易有限公司

业务内容:硬质合金及喷雾喷嘴的生产制造和销售

利用用途:业务流程管理,公司政策传达,数据统计


导入kintone后,业务流程、政策传达、数据统计方面得到大幅改善
利用大数据分析市场趋势,助力产品销售


自行开发的各类优异喷嘴
在日本和海外拥有傲人的供货实绩

共立合金制作所自1938年创立以来,一直致力于硬质合金及喷雾喷嘴的生产制造。同时EVERLOY公司作为销售总代理,在日本国内和海外市场,都市垃圾焚化炉和工业废弃物焚化设施用排气冷却及脱硝喷嘴皆被广泛采用,并赢得了众多顾客的青睐。

共立合金制作所于2008年在上海成立了上海代表处,经过5年的不断开拓与发展,于2014年成立了法人公司爱波洛伊(上海)贸易有限公司。上海公司专业提供硬质合金预成型品,半导体相关,马达相关,粉末成型模具零件及喷雾喷嘴的销售、技术支持等服务。EVERLOY喷嘴在垃圾焚化炉上用的各类喷嘴拥有傲人的供货实绩,以最先进的检测装置进行解析和提供自行开发的各类优异喷嘴。

在变化如此激烈的技术革新中,爱波洛伊上海公司在顺应这种变化的同时,创造出自己的独创性,公司员工全体一心,积极地应对新的需求。本期我们有请总经理山本先生以及市场主管蔡琴梅女士,向我们分享导入kintone前的课题,以及导入后的效果。(采访日:2019年3月)

业务信息无共享,新进社员衔接工作比较困难
公司政策有时候不能及时传达到位
数据统计不能按照要求短时间内调取

首先在业务流程方面,爱波洛伊上海公司以前使用的是Excel表格,导致销售人员之间很多信息没有办法共享,只能各自保存客户资料等业务信息。因为没有强制规定,部分销售人员没有登录产品的报价,也就不知道其历史信息。这就导致新进社员很难跟进项目。

其次在公司的政策传达方面,在导入kintone之前,公司政策有时候传达不到位,比如公司出了通知,有些人知道了,有些人却不是很清楚。现在公司的通知都会在kintone里面显示,就变得很方便。

最后是在数据统计方面,比如总经理马上就需要的数据,以前很难在短时间内把数据调出来,但现在如果马上想要数据(比如本月到目前为止的销售额),或者在人事评价时需要知道每一位销售人员到目前为止的业绩,那kintone立刻就能分析出来,而且还能制作出可视化的图表。蔡女士表示,日本公司非常注重数据统计这一块,以前的办公软件还无法具备马上调出数据的功能。

新进社员也能轻松衔接前序工作
可使用移动设备在任何场所查找客户信息、报价、库存数量
大幅提高制作分析报告的便利性,自动计算粗利润

首先,针对新进社员衔接工作问题有了特别大的改善。“导入kintone之后,所有的客户信息全部存在里面,包括客户所有的订单记录、报价记录,这样我们就知道这个客户做了多少笔订单,方便新进社员对接。”

其次,公司以前用Excel表格,虽然把它放在服务器上,但是需要回公司才能打开,外网是无法打开的。相比之下,现在kintone都可以手机操作,即使没有带客户名片,也可以随时在kintone上查找客户的联系方式,以及项目的报价。自己可以去查自己的销售合同,这个也是超级方便。

再次,kintone具有库存模块功能,每次就不用打电话询问库存数量,直接kintone上面就能查到。只要是出库的或者预留的,它就会及时扣除,所以库存数量基本都是准确的,能在kintone上及时显示出来。

“特别是我们做中期报告和年终报告的时候,需要分析很多数据,比如每个月的销售额,每个销售担当的业绩,代理商和新规客户各自的业绩。”蔡女士介绍道:“我们还会分析不同行业,除了占大头的环保行业,还有钢铁行业、液晶行业、除尘行业、造纸行业等。我们会对喷嘴做分类,分析出每个行业的销售额,对于我们来说,利用kintone做分析报告也是非常便利的。”

最后,蔡女士谈到了一个今年新开发的模块。之前的销售合同和采购是分开的两个app,为了算出粗利润,需要自己手填制作表格,即使导出了数据也还需要拼拼凑凑。现在通过kintone把采购成本和销售合同放在一起,可以导出到一张表格,还能自动算出订单的粗利润和粗利率。“这个也是日本总部要求的,今年3月份刚刚完成,现在还在试行阶段。”蔡女士补充道。

随着新业务的增加和新市场的拓展
今后对kintone的要求也会越来越高

爱波洛伊上海公司导入kintone后,已经在业务流程、政策传达、数据统计方面改善了不少地方。蔡女士介绍,公司目前的业务主要是针对喷嘴,今年开始计划销售硬质合金预成型品、模具零件等以前没有销售过的产品。随着新市场的拓展,“不知道能否适用现在的kintone模块,今后对kintone的要求也会越来越高”。
此外,蔡女士表示,目前的零部件都是从日本进口,今年公司也可能会涉及到出口业务,成本、交易币种等内容都会改变,就会涉及到模块的改动,而且喷嘴的型号表示相对简单(型号一般在十种以内),但硬质合金的产品型号有几十种,它的图纸以及各方面的管理比喷嘴要更加细化,到时有可能也要改动模块。

“无论业务和产品种类增加了多少,‘需要什么数据资料时,kintone在几分钟之内立刻能找出来’,这种及时性是最重要的。”山本总经理总结说:“我们的产品在哪个行业卖得好,哪个行业的销售趋势在上升,需要通过大数据去分析。使用kintone有利于我们分析市场,经过几年的时间,kintone里面的数据就可以分析趋势了。”

才望子信息技术(上海)有限公司,成立于2007年。作为长期致力于协同系统自动化的研发,销售,服务的日本高新技术企业Cybozu的子公司,主要从事企业管理系统服务和多语言国际化软件开发。

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