成功案例

帝人(中国)投资有限公司

业务内容:公司统筹
使用用途:Workflow

以原材料相关事业为中心,已成为世界主要市场之一的中国
为创造让各分公司更加专注于本职的工作环境,导入kintone软件的事例

公司简介

帝人公司的全球事业版图非常广阔,从经营高机能纤维、化工品、复合成型材料相关的原材料事业到医药、家庭护理类的医疗保健事业,甚至在IT领域都有广阔的事业分支。世界各地拥有100家以上的分公司、仅在中国就有21家,帝人公司可谓是真正的全球性集团公司。以工程塑料中具有代表性的聚碳酸酯树脂的销售为中心,主要市场之一的中国贡献了整个集团公司13%的营业额。为了更好的统筹中国大陆·香港·台湾等地数量众多的分公司,2010年成立了帝人(中国)投资有限公司,为各个分公司提供人事、经营、财务、采购等支援的同时,还负责协助新业务、新项目的推进工作。帝人(中国)导入kinton系统是在2014年。通过使用kintone系统的Workflow功能来加速经费申请流程,同时通过与财务系统、银行系统的对接,减少了因重复数据录入引发的操作失误,提高了工作效率。这次,我们请到了财务部部长的今西弘行先生接受我们的采访。(取材日期:2017年8月)

这次的取材的对象:中国帝人集团的统筹公司——帝人(中国)投资有限公司。

在中国全境拥有21家事业分公司的超大型企业
需要对全体分公司进行统筹来提高工作效率

帝人公司进军中国市场的时间非常早,上世纪70年代就分别在香港以及上海设立了贸易公司。当时的主营业务是将日本的产品出口到中国进行销售。到了90年代,又先人一步在如今号称日系制造业中心的江苏省南通市建立了生产面料和针织品的纺织业加工厂,到了新世纪00年代又在浙江省嘉兴市建立了聚碳酸酯树脂的生产工厂,现在已经是在中国全境拥有21家事业分公司的超大型企业了。

帝人公司在中国的主营事业是销售聚碳酸酯树脂「PANLITE」(左)以及纺织面料、芳纶(右)等原材料。
「PANLITE」是帝人在日本首先实现商业化的聚碳酸酯树脂。

在中国,我们的事业以高机能纤维、服装纤维·建筑材料以及化工品·复合成形材料等原材料关联产业为中心向外开展。在中国,这些原材料主要用于制造前照灯之类的树脂产品、汽车垫·安全气囊等汽车产业关联产品、电脑或智能手机外壳等电子领域的关联产品。其中,对中国事业起到巨大引领作用的是同时具备了耐冲击性、耐热性、不易变形、透明性等众多特性,在汽车制造和电子领域使用广泛的聚碳酸酯树脂。实际上,帝人中国65%以上的营业收益都来自于聚碳酸酯树脂,是公司的支柱产品。

帝人(中国)投资有限公司是2010年成立的。为了让相互独立的分公司都能获得持续的成长与发展,作为统筹的帝人(中国)从人事、经营、财务、采购等业务支援,到协助新业务、新项目的推进,对各个分公司的发展进行了多方面的支持。“通过对各个分公司同类业务的统筹,发现比起每个分公司走自己独立的流程,由统筹公司进行统一管理的效率更高。感觉上我们就是各个公司业务的汇总人。”财务部的今西部长在谈到自己公司的职能时这么介绍。

比如说,人事方面将各个分公司最核心的外部委托人才培养项目交给统筹公司进行一元化综合管理后,比起各分社独自培养,对人才进行统一培养不但会产生规模效益、效率更高,培训的质量也提高了。再比如说,以前各个分公司对于设备资金和流动资金都是独自运营的,通过统筹公司进行统一管理后,某些分公司富余的资金就可以便利的转给其他急需用钱的分公司。减少从外部调集的资金就等于为集团公司节省了一笔不必要的支出,实现了财务的集中性管理。

帝人(中国)投资有限公司的财务部部长·今西弘行先生

纸质发票的经费结算产生的人为失误
财务部门手动录入导致的效率低下

帝人(中国)投资有限公司成立的初衷之一,就是实现财务关联服务共享。当初的设想是将各事业分公司各自的财务业务与人员整合起来,将业务流程标准化、人员合理配置后实现集团公司的一体化经营。但是要将经营规模、经营方向各不相同的20多家分公司所有的财务业务整合,进行一元化管理可没有那么简单。本来这些分公司就是由日本总部的纤维、树脂等事业部分别投资,并且是不同时期进入中国的,连使用的ERP系统版本、统计系统每个公司都各不相同。在这种情况下,想要一步到位实现财务共享是不现实的。

首先“将经费结算相关员工的业务汇总,财务共享从这个业务流程的标准化开始吧”(今西部长说),开始着手提升部分分公司经费结算的业务效率。“实际上,以前各个公司的经费结算都是用EXCEL表格填写每个人的申请费用明细后,再打印出来提交上级审查的”今西部长回顾当时的情形时这样说。不仅申请人与其上司的申请、审批流程是这样,财务部门也需要将纸质发票的内容,再次手动输入到统计系统或是需要汇款的银行系统中。不但操作起来麻烦,“人为失误等谬误发生的可能性非常高,效率非常低下”(今西部长)说。

申请·审批的流程被彻底强化管理
与财务系统的对接节省了大量的作业时间

帝人(中国)投资有限公司于2014年导入了kintone业务系统。帝人公司的需求是:通过将经费结算的申请审批流程系统化,达到所有审批流程数据化、可追溯,避免审批过程中发生人为判断失误和非理性介入行为,最终目标是强化经营管理。“当时,我们对比分析了含kintone在内的4款系统软件”今西部长说,“前期投入资金低廉的云平台和操作难易度底容易上手,加上将来伴随使用内容增加合理的价格调整政策,让kintone系统在竞争者中脱颖而出”今西部长这样解释当时选择kintone系统的原因。

现在kintone系统可以免费使用的经费结算APP中,有出差经费申请相关的“出差申请表”和“出差费用明细表”。系统的设定是:为了能在出差后使用“出差费用明细表”,必须要事前提交“出差申请表”并获得领导审批后才会出现结算画面。通过对审批制度的贯彻实施,不但强化了申请审批的流程,同时标准化的审批作业也使得工作效率大幅度提高。与此相同,使用“交际费用申请表”“交际费用明细表”来结算交际费用的时候也通过同样的设置达到对此流程的彻底管理。

彻底强化管理经费申请流程后,只要不提交“出差申请”(左)报批,就无法进入“出差经费明细”(右)画面。

另一方面,在导入kintone系统之前,基于纸质发票的经费结算以及手动录入财务系统的操作导致效率低下的财务部门现在变成什么样子了呢?“现在所有通过kintone进行的审批和财务关联系统自动数据对接了,以前需要手动一张张翻纸页输入的操作减少了很多”(今西部长说)。这样的数据对接不但可以减少人为失误的产生,还能够迅速判断这次申请事前有没有获得领导的批准,大幅度缩减了业务操作时间。发票数量不同需要处理的时长也会不一样,不过整体时间缩短到了原来的一半以下。而且以前需要花好几天的时间才能完成的月底结算业务,自从导入kintone后一天就做完了。效率竟然提高了这么多!

帝人(中国)有限公司一开始只使用kintone系统进行经费申请,现在从盖章申请到会议室预约、用车申请,将kintone自带多种多样的workflow都使用了起来。今西部长对“贯彻对kintone系统的使用不仅强化了公司管理,而且像是盖章签字之类的申请书全部归集到kintone系统后,可以对这些数据进行集中式管理,真的是随时随地只要想到了就能立刻查询到相关内容”这一点,也给了很高的评价。

销售在访问自己负责的超市时需提交「超市访问记录」

推进kintone系统在集团公司中的使用
为各个分公司创造专注于本职的工作环境

虽然各分公司系统整合的一步到位难以实现,帝人(中国)投资有限公司想要在各分公司推进同一个业务系统来实现全体服务共享的目标从来没有产生过动摇。据说实际上社内很多人都赞成使用kintone系统将流程标准化来强化管理。“现在我们正在推进分公司使用kintone系统中。不管是SAP这样的主要系统软件,还是其他软件,都可以和kintone做对接。而且kintone也可以做一些相对复杂的workflow工作,我认为可以在众多分公司中无缝接入。”(今西部长说)。

“在我们的设想中,希望可以创造出把分公司独自解决不了的问题交给我们、大家专注于自己的业务就好的环境”今西部长在谈到将来的展望时这样说。最后,今西部长说“我们希望通过为中国市场提供有特色的机能原材料和产品、服务,来实现公司「升级Quality Of Life(生活品质)」的经营理念”为这次采访做了总结。


帝人(中国)投资有限公司

公司地址:上海市延安西路2201号 上海国际贸易中心2908室
咨询电话:021-6219-3866
公司网站 http://www.teijin-china.com
业务内容:公司统筹
导入产品:
主要使用用途:Workflow

才望子信息技术(上海)有限公司,成立于2007年。作为长期致力于协同系统自动化的研发,销售,服务的日本高新技术企业Cybozu的子公司,主要从事企业管理系统服务和多语言国际化软件开发。

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