成功案例

菱洋电子(上海)有限公司

业务内容:半导体及电子零部件的销售,IT系统关联产品的销售
利用用途:客户信息管理,合同管理,Workflow

为客户在现地提供中国量产化产品所需要的半导体·电子零部件"
将公司内所有的数据都放在kintone上实现跨部门的管理·共享

公司简介

菱洋电子的销售业务涵盖半导体和IT系统关联制品,以中华经济圈、东南亚为中心,重点在中国、新加坡、泰国、印度开设分部进行全球性销售。中华经济圈中加上香港、台湾,在中国上海拥有现地法人,并在大连和深圳开设了事务所。2003年成立的菱洋电子(上海)有限公司负责半导体和IT系统关联产品两个部分的销售,从刚成立时的2亿日元销售额成长到2014年峰值的70亿日元,事业版图在一步步的扩大。随着规模的扩大,特别是在半导体领域以日系客户为主的竞争对手商社也很多,如何提高社内的业务效率、改善客户服务也成为眼前急需解决的课题。其中又以比起日本本土,频繁跳槽导致离职率高的问题、客户信息每个人都各自使用excel表格管理而无法做到组织管理的问题成为了当务之急,因此在2016年导入了kintone。现在对kintone已经重视到安排社内专门负责人的程度。这次我们对导入前遇到的课题和实际kintone的使用方法向藤本副总经理进行了采访。(取材:2017年5月)

这次我们对菱洋电子(上海)有限公司的藤本副总经理进行了采访。

平时销售的半导体·电子零部件的型号超过600余种
主要负责客户和供货商之间的协调沟通

这几年半导体行业在世界各国的厂商掀起并购狂潮,行业也进行了洗牌。再加上电器产品代工生产的业态EMS开始抬头,日系大型电机生产商纷纷扩大代工生产的份额,在产品的设计、制造、检查、流通领域由各个公司分开负责,进一步扩大了国际性分业经营
其中菱洋电子(上海)的半导体事业部是日本本部菱洋电子核心的半导体综合商社菱洋集团旗下,主要负责日本半导体生产商从中国现地销售到中国国内独自开发材料的提案和销售。最主要的工作,是作为重点客户的日系企业在海外寻求量产产品必须的半导体和电子零部件时,“我们要如何介入,去解除来到中国的客户和当地供货商之间因为沟通不畅引发的分歧”。

现在,主要的客户有约60家日系企业,中国方面的供货商已经精简到5家。平时销售的半导体、电子零部件的型号超过600种。“实时准确掌握客户需要的零件在中国是增产还是减产,同时精确管理我司采购销售的半导体和电子零部件的样式和原材料,以及关联生产设备的变更或是停产等情报,我们需要将双方最新的状况掌握在手中并迅速传达给另一方”,藤本副经理对自家商社的职能做了如此说明。但是什么都不做的话,客户增产或是减产的情况也没有理由实时传达给我们。藤本副总经理说,“与日本总部密切合作,构筑能够经常获取日本客户和现地信息的纽带是非常重要的。”

由于半导体事业的业绩极大程度上受客户量产计划的影响,菱洋电子(上海)的销售额一直在稳步上升,峰值的2014年中,含ICT相关产品事业的整个公司销售额总和达到了70亿日元。但是伴随着事业规模的扩大,人员也增加了,各种业务也变得复杂,如何有效管理公司内部的各种信息,将业务情报从属人化中解放出来,进行组织系统管理的课题就浮上了日程。

菱洋电子(上海)有限公司
副总经理藤木高司先生

从各人持有业务情报的属人化管理体制中感受到危机
目标是实现跨部门信息共享的体制

“与日本相比,在中国为了升职加薪而跳槽的现象非常普遍。如果离职的员工手上握有许多属人化的业务情报,就会对业务的持续性产生障碍。”藤本副总经理谈到导入kintone系统的动机时,回顾了当时面临的课题和切身的危机感。就像前文中提到的,菱洋电子(上海)在客户和进货商之间,寻求把握彼此的状况并将之作为情报进行管理。“比如说,半导体或是电子零部件这类产品的式样,材料,生产设备等等会频繁产生变更。这些信息每次都要进行PCN(Product Change Notification)这种产品变更通知传达给客户,并获得他们的反馈。”

这种由各个担当者向客户发送邮件的工作,现在也没有改变。但是以前这类信息并没有进行系统的管理,如果客户和供货商之间关于产品的认识一旦产生偏差,为了避免产生矛盾,各个担当都会使用excel表格对各自的情报进行管理,或者回去“翻找”邮件的历史纪录。我们想象了下一旦担当离职会发生的状况,就觉得非常有必要废除这种历史履历的属人化管理,上升到部门级别的严密管理。

被管理的不仅仅是PCN,停产的EOL(End-of-Life)这类业界特有的通知履历,还有客户的全部信息、庞大的产品型号、不良品、产品缺陷的信息乃至合同管理。 “可以迅速查询到所需资料的数据管理,以及跨部门信息可以同步共享是很有必要的”藤本副总经理介绍说。同时,他还特别强调了“总之,必须避免情报的属人化”。

因此菱洋电子(上海)在2016年导入了kintone。关于采用kintone的最关键因素,藤本副总经理评价说:“因为它价格低廉,同时能够贴合公司的业务做各种自定义开发。”

随时随地迅速调取需要的信息
各部门独享的信息可以向公司内部开示了

菱洋电子(上海)的半导体事业部雇佣了2名中国员工专门负责kintone业务。从一开始的推进系统在社内的导入,到现在负责kintone中各种小应用的开发。董经理在回顾导入kintone系统之初遇到的困难时说,“将原来Excel表格中管理的数据转移到kintone上的时候,需要让每个担当统一他们数据的格式”。但是除了这个问题,“很多人反对利用kintone实行新的管理办法,即使各部门都认为信息的共享是必须的”。

菱洋电子(上海)有限公司
半导体事业部 业务部经理董倩雯

半导体事业部利用kintone管理的信息涉及很多方面。可以说,整个事业部的所有数据几乎都在kintone上进行管理了。比如说,客户信息中除了公司名、所在地、联系方式等基础信息之外,还添加了进口半导体或是电子零部件时必须的生产厂商信息、型号、HS编号、中文品名,甚至还网罗了结算货币、INVOICE的送货地址、增值税发票的开票情况等等财务相关的情报。客户方联络人的信息方面,将所有接触过的客户方人员的名字、部门、职位、邮箱地址等信息都输入了系统,“除了特定担当之外的人也可以迅速查询到这个客户的所有信息”藤本副总经理介绍说。

半导体事业部利用kintone管理的信息涉及很多方面。可以说,整个事业部的所有数据几乎都在kintone上进行管理了。比如说,客户信息中除了公司名、所在地、联系方式等基础信息之外,还添加了进口半导体或是电子零部件时必须的生产厂商信息、型号、HS编号、中文品名,甚至还网罗了结算货币、INVOICE的送货地址、增值税发票的开票情况等等财务相关的情报。客户方联络人的信息方面,将所有接触过的客户方人员的名字、部门、职位、邮箱地址等信息都输入了系统,“除了特定担当之外的人也可以迅速查询到这个客户的所有信息”藤本副总经理介绍说。

菱洋电子(上海)有限公司
半导体事业部 业务部主任毛晨

前文中提到的课题之一,PCN或是EOL的通知履历管理方面,担当者发送给客户的邮件都作为文件在kintone上进行了保存,不但可以防止通知遗漏,还能作为与客户产生分歧时的查询依据。以商务活动中可能产生的各种问题为前提,在导入kintone之前只是打印出来保管的纸质文件,作为风险管理的一个环节,现在重要的部分都数据化管理了。

不仅将合同的中文原文和日语翻译两个版本都保管在kintone上,合同中涉及到的有风险的条约也作为“风险内容”单独抽出来进行管理。

“导入之前社内的工作基本是靠纸类文件和邮件进行的,现在通过kintone全部都能完成。因为做裁决、审批等许可的管理层经常需要出差,只要有网,在哪都能审批这一点让工作效率大大上升”藤本副总经理说。如果是有专门格式的报价单或是商品清单,还可以使用kintone自带的应用“打印编辑助手”,将输入kintone这个应用的数据直接输出成账单的格式。

记录每个客户或案件所有行动的应用“行动记录”。对于营业会议上共享的情报,在讨论出适当的对应及行动方式并记录后,就可以追踪工作的进展了。

将进出口商品进行区分的商品HS码在kintone上全部进行管理。

还记录有故障品以及不良品的相关信息,以及从进货商处退货后的物流情报

向其他海外据点推广上海kintone的使用方式
目标是成为IoT时代的解决方案合作伙伴

在上海导入,并得到广泛灵活运用的kintone。现在开始考虑让其他的海外据点也进行导入、灵活运用。“从同样是中国据点的大连,以及东南亚的柬埔寨和泰国等现地法人先开始尝试,慢慢的让所有海外据点都全部导入吧”藤本副总经理给予kintone极高的评价。

在今后半导体事业开展方面,藤本副总经理坚持他形式严峻的观点:“现在制造商之间的行业洗牌,总有一天会洗到商社这里。整个业界的商务环境会愈加严苛。”但是他强调说,“在物与互联网相连的IoT世界中,菱洋集团所经手的半导体、电子零部件以及ICT关联产品都是物联网的重要组成要素。我们以公司的口号「成为给与“连接一切的智能社会”以感动的解决方案合作伙伴」为目标,在中国也要各个事业部门通力协作,为提高客户的生产性提供解决方案。”


菱洋电子(上海)有限公司

公司地址:上海市南京西路699号 東方衆鑫大厦1507室
咨询电话:021-6271-3377
公司网址 http://www.ryoyo.co.jp
业务内容:半导体和IT系统关联制品的销售
导入产品: 主要的利用用途:客户信息管理,Workflow

才望子信息技术(上海)有限公司,成立于2007年。作为长期致力于协同系统自动化的研发,销售,服务的日本高新技术企业Cybozu的子公司,主要从事企业管理系统服务和多语言国际化软件开发。

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