成功案例

北京京盾西科姆电子安全有限公司(北京西科姆)

以在线安全系统为核心展开多种安防事业

北京京盾西科姆电子安全有限公司(以下略称:北京西科姆)自1995年起,使用与日本同一品牌“西科姆”展开了一系列以在线安全系统为核心的安防事业。西科姆的签约客户有90%是中国当地企业,充分证明了北京西科姆是进军中国的日企之中相当成功的案例。

西科姆特别重视的课题是持续不断提高服务品质。由于安防事业有时甚至于需要负起关系到生命的重大责任,迅速建立能够持续提高服务品质的团队便成为了当务之急。
在这样的背景下,西科姆实施了业务改善计划,大幅提高了公司内部业务处理速度,业务的准确度和工作效率。此过程中,才望子的kintone和Garoon起到了巨大的推动作用。
本期我们有请北京西科姆董事 总经理 山口 忠弘先生、副总经理 阵内 祐之先生、合同管理部 部长 侯震宇 先生来和我们分享北京西科姆的kintone使用心得。

Excel无法清晰管理回收款项…有时甚至持续向拖延付款的客户提供服务

北京西科姆在其客户年年增加的背景下有一个巨大的课题——款项回收业务的管理。日本企业在中国很难成功的原因之一,是两国企业对于付款的根本理念不同。中国企业多有延迟付款的倾向,如不能及时回收赊销货款,就有可能在盈利的情况下面临破产。日本企业提供的高品质服务在中国享有盛誉,但不能否定如此不同的商业习惯成为了日本企业在中国发展的一大屏障。
在导入kintone系统之前,西科姆也曾用传统的电子表格形式管理所有资金回收的时间和具体情况。合同管理部部长侯先生是这样和我们回顾的:

“是否收到了客户的款项等信息是由日本总公司财务部管理的。总公司每月会将载有此信息的电子表格更新一次,然后用邮件发送给各个分公司。因此,各个子公司和其成员就无法即时掌握汇款情况和汇款日期,有时甚至于在数月之后才能获得最新的信息。另外,电子表格不适用于同时作业,经常不得不选择由1~2名员工大量集中作业。由于我们客户数量持续增加,用传统电子表格管理的方式已经很难实现了。”(侯先生)

“如果不能及时把握付款情况,就会造成例如向拖延款项的客户提供无偿服务这样对公司造成极巨大损失的情况。 从企业角度来看,这样的情况不光违背了合同规定的权利和义务,还造成了不透明原价上升的原因,需要刻不容缓地解决该问题。”(山口先生)(董事 总经理 西野先生)

我们需要的并非日本普遍的自动转账支付管理系统,而是能够迎合中国支付习惯的全新的管理系统。于是我们选择了kintone管理系统。

董事 总经理
山口 忠弘 先生

通过kintone实现提供优良服务和员工教育

导入kintone办公系统后最明显的改善是各个分公司之间信息的共有速度有了很大提升。以前需要各个分公司的销售成员参考总公司发放的Excel信息,重新制作所有手头的顾客付款信息列表。在导入了kintone办公系统之后,曾经每每耗时数月的付款信息共有业务,全部实现了即时共有。

“现在我们实现了将所有客户的付款状况即时共有在kintone系统上。所登录的信息会即刻被系统反应到最新的信息库中,无论从任何一个子公司都可以轻松查看,完美实现了信息共享。以往只有通过总公司才可以更新以及共享付款信息,现在各个分公司之间也可以独立更新信息,并实现全体共享。此外,如果客户在一定期间内没有完成支付,kintone系统还会自动发送通知,提醒我们迅速完成催款收款业务。”(候先生)

除了客户支付情况,我们还用kintone系统管理安防案件的履历等相关重要事项。如果签约客户的店铺发生了入侵事件,我们当然会详细记录发生的时间地点以及被害情况。阵内副总经理向我们强调,其实更为重要的是如何帮助客户建立今后的对策。

“如果不能及时把握付款情况,就会造成例如向拖延款项的客户提供无偿服务这样对公司造成极巨大损失的情况。 从企业角度来看,这样的情况不光违背了合同规定的权利和义务,还造成了不透明原价上升的原因,需要刻不容缓地解决该问题。”(山口先生)(董事 总经理 西野先生)

“我们要做的不仅仅是记录事实,如何帮助签约客户防止再次发生同类的事件更为重要。所以案件发生之后我们不会仅仅单次处理案件本身。另外,处理案件的时候不仅仅是一个部门参与处其中,而是从营业部到总务部所有的部门都相互关联。因此,如何将全公司开始处理案件到结束处理案件的所有过程“可视化”,就成为了重要的课题。案件发生之后,我公司内部能够高效地处理案件和实施对策,也就意味着可以尽快构建再发防止对策和实施新的安防计划,最终也就能够实现为客户提供更优良的服务。”(阵内先生)

副总经理
阵内 祐之 先生

合同管理部 部长
侯 震宇 先生

一目了然地把握重要事项的进程

最后山口先生还评价kintone为“有效将公司理念渗透到员工之中的重要教育手段”。

“我公司的董事和干部也积极地在kintone系统中投稿。不光是单纯的可行和不可行的判断,通过kintone系统,还可以向员工传达自己是基于什么样的理念或是想法进行了这样的指示或者是判断。在这样不断的交流中,公司员工自然就会理解作为我公司员工的使命和公司的理念。这样不仅能够提高业务速度,还可以深化对员工的教育,这个特长是其他系统所没有的。”(山口先生)

以上使用案例之外,北京西科姆目前正在使用kintone系统进行“暂停合同管理”、“新客户服务开始管理”、“车辆使用运行管理”、“机器资产·物流管理”。

才望子信息技术(上海)有限公司,成立于2007年。作为长期致力于协同系统自动化的研发,销售,服务的日本高新技术企业Cybozu的子公司,主要从事企业管理系统服务和多语言国际化软件开发。

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