成功案例

上海博邦知识产权服务有限公司

业务内容:知识产权注册、侵害对策
使用用途:案件流程管理、文件管理

提供知识产权一站式服务
使用Kintone管理每年1,500件顾客案件,轻松进行数据分析

公司简介

上海博邦知识产权服务有限公司成立于2000年,最为擅长的业务是向在华的日资企业提供与知识产权相关的一站式服务。以仿制品侵害客户的知识产权为例,博邦不仅支持实际情况调查,还可根据客户需求协助客户进行诉讼。目前博邦在中国国内有北京、广州、义乌、沈阳、长沙5个据点,国外在新加坡设有据点。本期我们有请博邦董事长兼总经理 林祝平先生为我们介绍积极使用kintone的理由,以及kintone的使用方法和效果。(采访日:2018年6月)

这次采访了主要提供知识产权注册、侵害对策等业务的上海博邦知识产权服务有限公司

从解决仿制品商标侵权问题到更复杂的业务
面向在华日企提供知识产权保护服务

林董事长提到,目前中国开始严格遵守知识产权国家战略要纲,全国范围开展保护知识产权的各种行动,不断完善商标,专利以及著作权等相关的法律。比如新商标法加重了对商标侵权行为的处罚,以往赔偿金的最高限额为50万元人民币,2014年5月,此上限提升为六倍的300万元人民币。

TOTO最近备受好评的产品是配备了温水洗净便座功能的『NEOREST系列』。该产品体积小且具有设计感,在许多新落成的公寓内广受好评,被选用率也获得了飞跃性的提升。

然而仿制品知识产权侵权现象接连不断地发生。商品卖场从以往的实体店铺转型为线上店铺(淘宝)等形式,2000年时家电的仿制品最为多见,而最近多见的是电子零件以及服务行业的仿制品。侵害对策的委托件数以及诉讼件数相反比以往更多。

上海博邦知识产权服务有限公司 林祝平·董事长
兼总经理

上海博邦知识产权服务有限公司协助公安检查与取缔仿制品现场

例如有一家服装连锁店的客户,不仅商品被大量的仿制,连招牌和店铺本身都被完全模仿。“按照客户的要求,我们先进行了实际情况调查,发现这家服装连锁店在包括山东省和天津市等全国范围内都有被模仿店铺侵权的现象,我们立即联系工商局对这些违法店铺进行了取缔。”近年不光是商标侵权,设计以及专利等复杂内容的侵权案件数目也有增加倾向。为了对应此趋势,上海博邦也在强化与精通知识产权类型案件的法律事务所之合作。

使用电子表格无法合理管理案件流程
急需迎合特殊业务导入可定制系统

随着事业日渐扩大人员增加,林总经理清楚地认识到信息共享已成为公司内部存在的一大问题。例如案件流程管理,林总经理回顾道:“以往所有员工都采用电子表格的形式分别管理自己的案件,没有一个高效率的信息共享方式,这样便无法进一步扩大公司组织结构。”

更大的问题是在统计传统电子表格管理的信息数据时,首先需要案件负责人制作自己负责范围的电子表格,之后将各个负责人的表格整合成一张总表,这张总表中只要有一个统计信息不正确,就会导致需要重新计算所有的数据的情况。此统计业务屡次发生需要修改的情况,我们每次都不得不在会议的三天之前开始统计信息。

“其实在导入kintone之前,我们曾经尝试用中国本土的业务软件来解决这个问题。但由于我们业务的特殊性,一般的业务软件无法完全应对业务内容,不到三年我们就放弃使用当时购买的软件。kintone的最大特点就是可以迎合业务情况自由设计流程和界面,2013年我一了解到kintone的这一特性,就立即决定导入这个系统。”(林总经理)

kintone管理案件流程一目了然
清晰的流程管理促进案件快速进展

【入库请款管理】

用kintone管理顾客名称、内容、委托日、主管部门等基本信息,以及各个案件的进展情况。例如,可对调查案件附加“调查前”“调查中”“调查完了”等属性,并且管理是否已对客户报告,是否已发出请款单等。这些信息都会在界面上一目了然地的显示出来,不光是便利于每个部门统计自己的业绩,更是能通过信息可视化提高案件进展的效率。

案件流程管理一览表

案件流程管理界面可管理各案件的详细流程

案件流程管理界面的图表和信息直接可用于会议,无需再次手动统计

【文件管理】

上海博邦使用kintone统一管理业务说明书和相关法规等信息。业务说明书涵盖各个部门的各种业务,从请款书的发行到实际情况调查的流程,所有业务都通过业务说明书整理流程后,保存在kintone界面中供所有员工随时查询和确认。另一方面,通过kintone一元化管理最新的关联法规,还同时实现了积累公司内部重要数据。

使用文件管理界面一元化管理业务说明书和最新的相关法规

切实感受到了kintone的「速度」和「操作性」
文件管理经费削减至原来的三分之一

相比以往电子表格管理形式,导入kintone最大的效果之一就是,以往的工作中,例如上个月或前年数据等,需要花费两到三天统计,而现在可以即时掌握这些信息,大幅提高了业务效率。此外由于上海博邦特殊的工作内容,需要管理大量的机密信息。kintone可以根据用户的职务,精准地设计权限范围,充分满足了数据的管理需求。

另一方面,现场的工作人员也可以通过kintone一目了然的管理界面,无论时间和地点,立刻知道自己下一步应该做什么,随时了解自己的各项业务指标。

上海博邦知识产权服务有限公司 钱旻注册事业
部经理 律师 商标代理人

此外导入kintone对削减经费也有很大的效果。上海博邦特殊的事业内容,决定了他们日常必须处理大量的商标注册申请书等资料,并有必要长期保管。导入kintone进行统一管理之后,不仅节省了打印成本,还大幅缩减了保管所需的空间,钱律师强调说kintone导入后的管理成本减少至以前的三分之一。

并非管理层单方决定 而是得到现场工作人员理解之后实际开始导入和运用

在了解kintone后,林总经理决定不采用从上而下并强硬的导入方式,而是积极地安排多名才望子社员参加上海博邦的社内会议学习实际的业务流程,并亲自向博邦社员们传授自己在kintone学习会上学到的知识和活用方法。总经理进一步说明道:“管理层所追求的便利性不一定与现场的实际情况相同。所以在导入时不能只考虑最高决策者个人的意见,更重要的是事先得到现场工作人员的理解和建议,才能使导入之后的业务进行地更加顺畅。”

即使尽力尝试磨合管理层与现场对实际业务操作的理解,还是十分有可能发生管理层倾向于设定过于详细的输入界面而导致现场工作者需要花大量的时间在输入文字信息上。“我们一直在努力寻找信息输入量与信息价值的平衡。”

向客户公开kintone案件管理流程 努力尝试增加业务透明度与顾客应对省力化

上海博邦导入kintone已有5年历史,目前kintone系统已在公司内部充分渗透,林总经理下一步的考虑是如何在kintone系统上与客户分享信息。具体来说就是将一个案件的所有流程都向客户公开,客户只需访问上海博邦的kintone环境,就可以清楚地知道现在案件的进展程度。“向客户提供这样的服务可以进一步加快相互的业务速度,客户对此提议也有很大的反响”。

另一方面,文件管理部门正在继续完善各种业务说明书等文件的制作和上传。目前人事部门正在编辑关于人才招聘和培养的业务流程,完成之后会尽早上传到kintone文件管理界面之中。

我公司将不断完善知识资产相关的一站式服务。“在商标和专利的侵害对策之外,我们也将努力帮助客户灵活运用已申请的专利。目前在中国诉讼案件继续增加的可能性很高,并且内容会日趋复杂,通过kintone管理业务就更为重要了”。


上海博邦知识产权服务有限公司

地址:上海市金沙江西路1555号C区15号楼801室
联系方式:021-3951-2004/05(日语)
021-3951-2001/02/03(中文、英语)
info@bob.org.cn
网站:http://www.bob.org.cn
业务内容:知识产权的注册、侵害对策
导入产品:
主要用途:案件流程管理、文件管理

才望子信息技术(上海)有限公司,成立于2007年。作为长期致力于协同系统自动化的研发,销售,服务的日本高新技术企业Cybozu的子公司,主要从事企业管理系统服务和多语言国际化软件开发。

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